Suprimento de Fundos: O que é e como funciona?
O suprimento de fundos, também conhecido como “caixa pequeno” ou “adiantamento”, é uma quantia em dinheiro disponibilizada a um funcionário ou setor de uma empresa para cobrir despesas de pequeno valor que não justificam a emissão de um cheque ou a utilização de outros meios de pagamento mais formais. É uma ferramenta essencial para garantir a agilidade e a eficiência nas operações diárias.
Finalidades do Suprimento de Fundos
O adiantamento de numerário é geralmente utilizado para despesas como: compra de materiais de escritório, pequenos reparos, pagamento de taxas, despesas com transporte (táxi, estacionamento), refeições e outras necessidades urgentes e de baixo custo. A política de cada empresa define os limites de valor e os tipos de despesas que podem ser cobertas pelo fundo fixo de caixa.
Controle e Prestação de Contas
A gestão do suprimento de fundos exige rigor no controle e na prestação de contas. O responsável pelo caixa pequeno deve registrar todas as despesas em um livro caixa ou planilha, anexando os comprovantes (notas fiscais, recibos) correspondentes. Periodicamente, o responsável deve prestar contas à área financeira da empresa, apresentando o relatório de despesas e os comprovantes para reembolso e reposição do valor do fundo rotativo.
Legislação e Normas Contábeis
Embora não haja uma legislação específica que regule o suprimento de fundos, as empresas devem seguir as normas contábeis e fiscais aplicáveis, como o princípio da entidade, o princípio da competência e as normas de documentação. É fundamental que a empresa estabeleça uma política interna clara e transparente para o uso e controle do adiantamento para despesas, evitando fraudes e irregularidades.
Vantagens e Desvantagens
Entre as vantagens do suprimento de fundos, destacam-se a agilidade no pagamento de pequenas despesas, a redução da burocracia e a descentralização do processo de pagamento. No entanto, é importante estar atento às desvantagens, como o risco de desvio de recursos, a dificuldade no controle e a necessidade de uma gestão eficiente para evitar fraudes e erros.
Auditoria do Suprimento de Fundos
A auditoria do suprimento de fundos é fundamental para garantir a conformidade com as políticas internas e as normas contábeis. Os auditores verificam a documentação das despesas, a correta aplicação dos recursos e a existência de controles internos adequados. A auditoria pode ser realizada internamente ou por uma empresa de auditoria independente.